Procesbegeleiding contractvormingen Veenendaal

Veenendaal
Veenendaal is een plaats en gemeente in de Nederlandse provincie Utrecht, gelegen aan de Utrechtse Heuvelrug en de Gelderse Vallei. De gemeente telt circa 66.000 inwoners en heeft een oppervlakte van bijna 20 km². Veenendaal werkt met de gemeenten Rhenen, Wageningen, Ede, Barneveld, Nijkerk, Scherpenzeel en Renswoude samen in het regionaal samenwerkingsverband Regio Foodvalley.

Verkenning
In 2019 is vanuit het Team Beheer en Projecten van de afdeling Wijk- en Stadsbeheer aan ViSchi Management en Advies de vraag gesteld een verkenning uit te voeren naar de contracten en de wijze van opdracht geven vanuit de verschillende beheerdisciplines (groen, installaties, riool, wegen). Vaak ontstaat deze vraag vanuit de invalshoek rechtmatigheid in de inkoop van diensten, inhuur, leveranties en werken in lijn van het vastgestelde inkoopbeleid. Voor Veenendaal was het aspect doelmatigheid, een efficiëntere inkoop – juiste prijs/kwaliteit – efficiëntere uitvoering echter net zo belangrijk.

Voor de verkenning zijn in eerste instantie de beheerders van Groen, Installaties, Riool en Wegen geïnterviewd en is de vraag voorgelegd om zelf kansen voor andere contractvormingen aan te geven. Onder deze beheerdisciplines vallen onder andere Kunstwerken, Openbare Verlichting, Spelen, Verkeer en Water. Daarnaast zijn gesprekken gevoerd met Inkoop en Financiën: met Inkoop voor het vastgestelde Inkoopbeleid en de Contractenbank en met Financiën voor een kwantitatieve analyse (ook wel: spendanalyse) van de financiële stromen. In een tweede gespreksronde is de eerdere input van de beheerders naast de informatie vanuit de Contractenbank en de kwantitatieve analyse gehouden. Hierbij zijn ook opties voor bundeling bekeken en zijn de kansen voor rechtmatige inkoop, maar vooral ook doelmatige contractvormen bepaald. Die doelmatigheid had onder meer betrekking op het ontzorgen van de beheerders.

Contractvormingen
Na de verkenning zijn de eerste prioriteiten samen met het Team Beheer en Projecten bepaald en is gestart met het contract voor het groenonderhoud door marktpartijen en het opstellen van een Dienstverleningsovereenkomst met Team WijkService. Beide contracten hebben samen een volume van circa € 2 miljoen op jaarbasis. Uit de wens om met marktpartijen en het Team WijkService een langdurige samenwerking te hebben is een contracttermijn van 4 jaar voortgekomen, hetgeen het totale volume van de contracten op € 8 miljoen bracht. Zowel het marktcontract als de interne overeenkomst lopen vanaf 1 maart 2020.

Kernteam
Voor het opstellen en aanbesteden van een contract tot en met het moment van definitieve gunning, is voor ieder onderwerp een specifiek intern KernTeam samengesteld. Dit KernTeam bestaat uit de beheerder/budgethouder, de contractvoorbereider, inkoper en niet onbelangrijk ook de bij de uitvoering betrokken directievoerder en toezichthouder. Het KernTeam wordt aangestuurd door de procesbegeleider van ViSchi Management en Advies. Met het KernTeam wordt de toekomstige opzet van de aanbesteding (proces), het contract (inhoud - vorm – percelen) en gewenste contractperiode (looptijd) bepaald. Aan het KernTeam worden ad hoc medewerker(s) vanuit het beleidsveld en geo-informatie toegevoegd.
Zowel het Team Beheer en Projecten als het Team WijkService gaan gebruik maken van het marktcontract voor het groenonderhoud. Om die reden had WijkService zitting in het KernTeam, waarmee ook de beoogde bevordering van de samenwerking en totstandkoming van een interne overeenkomst tussen beide teams werd gediend.

Verlenging opdracht
De opdracht richt zich nu primair op contractvormingen voor de beheer taakvelden Groen, Installaties, Riool en Wegen. Hierbinnen vallen onder andere Kunstwerken, Openbare Verlichting, Spelen, Verkeer en Water. ViSchi Management en Advies levert de procesbegeleider die samen met de beheerder/budgethouder, de contractvoorbereider, inkoper en niet onbelangrijk ook de bij de uitvoering betrokken directievoerder en toezichthouder invulling geeft aan de gewenste contractvormingen.

Na afronding van de opdracht voor de inventarisatie werd de functie van procesbegeleider in het voorgaande jaar al vanuit ViSchi Management en Advies ingevuld. ViSchi is er trots op dat de gemeente Veenendaal het vertrouwen in ons heeft vertaald in een verlenging van de samenwerking en ons ook voor het jaar 2020 heeft ingehuurd voor deze mooie functie in de organisatie!

Bel voor meer informatie Wilco van Schie (06 20831071).

Tweet